सारांश
सबसे विस्तृत और पूर्ण परियोजना योजनाएं भी लगभग अपरिहार्य रूप से विफल हो जाती हैं, यदि भाग लेने वालों की भूमिकाओं, कार्यों और जिम्मेदारियों में छूट या अनिश्चितता हो। इससे बचने के लिए, हमारे RACI टीम भूमिकाएं और जिम्मेदारियां प्रस्तुति का उपयोग करें। यह आपको RACI मैट्रिक्स को अपने व्यापार की प्रक्रियाओं में शामिल करने में मदद करेगा और हर परियोजना के परिणाम को बढ़ाने और सुधारने के लिए सहयोग की एक मजबूत भावना बनाएगा।
स्लाइड की विशेषताएं
RACI मैट्रिक्स एक नेता को यह निर्धारित करने के लिए कहता है कि प्रत्येक भाग लेने वाले टीम सदस्य जिम्मेदार, उत्तरदायी, परामर्श या सूचित हैं।
यह स्लाइड आपको यह समझाने में मदद करेगा कि RACI मैट्रिक्स परियोजना प्रबंधन के भीतर कैसे काम करता है। आप यह उल्लेख कर सकते हैं कि यह हर कार्य, मील का पत्थर या परियोजना को पूरा करने में शामिल महत्वपूर्ण निर्णय को मानचित्रित करता है और निर्धारित भूमिकाओं को स्पष्ट करता है।
अपनी टीम को महत्वपूर्ण महसूस कराने के लिए और उच्च प्रदर्शन को प्रोत्साहित करने वाली संगठनात्मक संगठनात्मक संस्कृति बनाने के लिए, प्रत्येक जिम्मेदारी के लिए अपने टीम सदस्यों की तस्वीरें जोड़ें। इस कार्य के लिए आपकी मदद करने के लिए ऐसे स्लाइड विकसित किए गए थे।
अवलोकन
IBM के अनुसार, मैट्रिक्स मुख्य गतिविधियों को पंक्तियों के रूप में और भाग लेने वाले सदस्यों को स्तंभों के रूप में दिखाता है। प्रत्येक सदस्य के लिए, एक नेता या परियोजना प्रबंधक सूचित करता है कि वे जिम्मेदार, उत्तरदायी, परामर्श या सूचित हैं।इसे तोड़ने के लिए:
- जिम्मेदार - यह भूमिका कार्य को पूरा करने के लिए काम करती है। केवल एक भूमिका जिम्मेदार होती है, लेकिन अन्य टीम के सदस्य यदि आवश्यक हो तो मदद कर सकते हैं।
- उत्तरदायी - यह भूमिका कार्य को पूरा करने के लिए डिलीवरेबल की समाप्ति को हरी झंडी देती है। प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य या डिलीवरेबल के लिए केवल एक पक्ष उत्तरदायी होता है।
- परामर्श दिया - यह भूमिका एक व्यक्ति या समूह होती है जिसे कार्य या डिलीवरेबल को पूरा करने के लिए आवश्यक राय या तकनीकी विशेषज्ञता प्रदान करने के लिए परामर्श दिया जाता है। आमतौर पर, वे विषय-विशेषज्ञ होते हैं जो गतिविधियों के लिए जिम्मेदार लोगों के संपर्क में होते हैं।
- सूचित - इन टीम के सदस्यों को प्रगति की सूचना दी जाती है, अधिकांश समय, केवल जब कार्य या डिलीवरेबल पहले ही पूरा हो चुका होता है।
अनुप्रयोग
RACI मैट्रिक्स बनाने की सरल प्रक्रिया में निम्नलिखित छह कदम शामिल हैं, CIO के अनुसार:
- प्रोजेक्ट को वितरित करने में शामिल सभी कार्यों का निर्धारण करें और उन्हें चार्ट के बाईं ओर सूचीबद्ध करें, पूरा करने के क्रम में।
- सभी प्रोजेक्ट स्टेकहोल्डर्स की पहचान करें और उन्हें चार्ट के शीर्ष पर सूचीबद्ध करें।
- मॉडल के सेल्स को पूरा करें जिसमें जिम्मेदारी, जवाबदेही और किसे सलाह दी जाएगी और किसे प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य के लिए सूचित किया जाएगा
- यह जांचें कि हर कार्य के लिए कम से कम एक हितधारक जिम्मेदार है।
- यह जांचें कि कोई भी कार्य एक से अधिक हितधारकों के लिए जवाबदेह नहीं है।
- परियोजना की शुरुआत में अपने हितधारकों के साथ RACI मैट्रिक्स वितरित करें, चर्चा करें और किसी भी संघर्ष या अस्पष्टता को हल करने पर सहमत हों।
सुझाव
2020 में, दुनिया ने एक नए नियम का अनुसरण किया, हमारे काम और संचार के तरीकों को हमेशा के लिए बदल दिया। एक सवाल जो कई प्रबंधकों को रात भर जागता रखता था: एक दूरस्थ टीम को कैसे प्रभावी रूप से जिम्मेदार बनाया जाए? Inc. ने इस मुद्दे से निपटते समय बचने के लिए चार गलतियों की सूची बनाई है।
उच्च उत्पादकता की मांग।
दूरस्थ टीमें काफी उत्पादक हो सकती हैं और अपने कार्यालय के साथियों को भी पीछे छोड़ सकती हैं, लेकिन ना तो पहले दिन और ना ही जब वे विचलित होते हैं। जो नेता इसे मानने में विफल रहते हैं, वे उस तनाव में योगदान करते हैं। इसके बजाय, विशेषज्ञों का कहना है कि अभी के लिए सबसे अधिक प्राथमिकता वाले कार्यों की पहचान करें और बाकी सब को आराम करें।
यह मानना कि यह अस्थायी है
विशेषज्ञों का कहना है कि संभावना है कि COVID-19 जैसी संकट स्थितियाँ फिर से होंगी, और स्थायी रूप से काम करने के तरीके को बदल देंगी। इसलिए दूरस्थ रूप से काम करने में अच्छा होना महत्वपूर्ण है।यह आपको केवल उत्पादक बने रहने में ही सहायता नहीं करेगा, बल्कि प्रतिस्पर्धी भी बने रहेगा, क्योंकि आपके प्रतिस्पर्धी भी दूरस्थ टीमों को जिम्मेदार बनाने की समस्या का सामना कर रहे हैं।
किसी भी अनुमोदित उपकरण का उपयोग न करने की अनुमति
उदाहरण के लिए, फेसबुक ने 2020 में इस समस्या से जूझा, Inc. की रिपोर्ट्स, कर्मचारियों ने मांगों को पूरा करने के लिए अनुमोदित उपकरणों का उपयोग किया। "आप दोनों तरह से इसे नहीं रख सकते। या तो अपनी टीमों को प्रभावी होने के लिए आवश्यक संसाधन दें या अपनी उम्मीदों को कम करें," डेविड होरोविट्ज, रेट्रोस्पेक्टिव्स चलाने के लिए एक प्लेटफ़ॉर्म, Retrium के सीईओ ने Inc. से कहा।
घंटों और प्रतिक्रिया समय का निर्धारण
प्रबंधक इसे अलग-अलग तरीके से देखते हैं। कुछ अपनी टीमों के ईमेल बॉक्स को बाढ़ दे रहे हैं, अपडेट्स की मांग कर रहे हैं और लोगों के लिए यह असंभव बना रहे हैं कि वे देखें कि उन्हें किस पर जवाब देना है। दूसरे 8 से 5 की ऑनलाइन उपस्थिति की आवश्यकता करते हैं, जिससे कर्मचारी कंप्यूटर से दूर जाने से डरते हैं।
थेरेसा सिगिलिटो होलेमा, एक वैश्विक टीम विशेषज्ञ और इंटरैक्ट ग्लोबल की निदेशिका, ने Inc., से कहा, "नेताओं और टीम सदस्यों के बीच विश्वास नेता के साथ शुरू होता है। आपको काम की गतिविधि की बजाय काम के आउटपुट की निगरानी करने का तरीका निकालना होगा।" हर व्यक्ति के साथ एक-एक मीटिंग आयोजित करना भी एक अच्छा विचार है, लेकिन इस समय का उपयोग प्रदर्शन बढ़ाने के लिए करें, न कि अपडेट्स की मांग करने के लिए।[/italic]